RESPONSABLE DU SERVICE ETUDES – TRAVAUX – MAINTENANCE H/F

Le Cabinet Géométrie variable recrute pour la CPCAM 13 un(e) Responsable du service études-travaux-maintenance.

Contexte

Dans le cadre d’une réorganisation en cours, le service Etude Travaux Maintenance sera, comme le service Sécurité, hiérarchiquement rattaché au Département Immobilier au sein de la Direction des Ressources.

Ce département regroupe l’ensemble des fonctions support intervenant dans le domaine immobilier pour la Caisse Primaire et un parc de 33 bâtiments (70 287m² SHON).

Missions principales du service

Le service contribue à adapter le patrimoine (valorisation et rationalisation du parc, réalisation d’opérations immobilières), dans le cadre des exigences normatives et réglementaires, de la politique immobilière nationale, et de la déclinaison du projet d'entreprise de l'Assurance Maladie.

Il a également pour objectif de répondre aux besoins en matière d'entretien, de maintenance, d'aménagement et de sécurité, pour garantir de bonnes conditions d’accueil au public, améliorer les conditions de travail des agents et promouvoir la performance immobilière.

Constitué de 6 agents chargés des Etudes et Travaux ainsi que 17 Agents chargé de la maintenance du parc immobilier de la CPCAM13, le service est organisé de la façon suivante :

• Un Responsable de Service.
• Un groupe Maintenance auquel sont affectés un responsable d’unité « Electricité Ascenseur », un responsable d’unité « Travaux tous corps d’état secondaire » et deux collaborateurs en charge du chauffage et de la climatisation. Certains spécialistes du groupe de maintenance sont chargés, dans le cadre des projets immobiliers, du suivi des entreprises et des travaux réalisés dans leur champ de compétences.
• Un groupe Etude et travaux regroupant des chargés d’opération immobilière, dessinateurs et attachés de direction intervenants dans le cadre de projets transversaux.

Finalité du poste

Le Responsable du Service décline les missions suivantes :

• Assurer la gestion globale du service ;
• Concourir à la réalisation des objectifs fixés par la direction de l’organisme, en assurant le fonctionnement des équipes d’opérationnels ;
• Mettre en oeuvre les opérations de conservation du patrimoine immobilier ;
• Piloter le suivi des travaux dans les immeubles (entretien du bâti).

Il apporte tous les conseils indispensables au Responsable du Département immobilier, sur des dossiers techniques particuliers liés au parc immobilier.

Le responsable du service assure la programmation, le suivi administratif et technique des travaux :

• programmation : lancement des opérations de travaux, définition des besoins, choix de la procédure, mise en concurrence, analyse des candidatures et des offres, négociation ;
• suivi financier : préparation des budgets travaux, plans de financement des opérations de réhabilitation et de conservation, suivi et vérification des factures ou situations ;
• suivi administratif et technique : maîtrise d'ouvrage et d'oeuvre des opérations, programmation des travaux, rédaction des documents contractuels : marchés publics.

Activités principales

• Traduire les orientations stratégiques de sa direction en objectifs opérationnels pour le service, les suivre et les évaluer ;
• Piloter l’activité du service dans le respect des moyens, contraintes et échéances afin d’atteindre les objectifs fixés ;
• Animer l’équipe et manager les personnes qui la composent ;
• Proposer et mettre en oeuvre des actions pour optimiser la réalisation des activités du service ;
• S’assurer du fonctionnement normal des entités du service et de la continuité du service ;
• Participer avec le Responsable de Département, à la supervision des objectifs CPG dans le cadre Immobilier ;
• Proposer des pistes d'amélioration dans le fonctionnement, la gestion et l'organisation du service.

Activités secondaires

Expérience dans la rédaction :

• De pièces écrites,
• De pièces graphique Autocad,
• Dans la rédaction de marché public,
• Dans la rédaction de note méthodologique,
• Dans le suivi des actions avec échéances,
• Dans le suivi et la planification des équipes et projets.

Conditions d’emploi et spécificités du poste

L'activité nécessite une forte disponibilité conformément à la mission de Service Public et à l'exigence de continuité de service; mais également une aisance dans la communication, un sens des responsabilités et une forte capacité d'animation et de réactivité.

Le Responsable de Service doit s'adapter à la variation de charge de travail afin de participer à l'atteinte des objectifs de l’organisme.

Le candidat doit disposer d'un permis B.

Le candidat retenu devra se conformer aux exigences de la Politique de Sécurité du Système d’Information en vigueur au sein de l’Organisme.

COMPETENCES EXIGEES

Technicité

• Connaissance en Ingénierie et Travaux du bâtiment ;
• Maîtrise du Code du Patrimoine et des marchés publics ;
• Maîtrise des techniques de la gestion de projets ;
• Maîtrise de la rédaction de rapports, procès-verbaux, cahiers des charges, etc ;
• Connaissance de la loi MOP ;
• Gestion des diagnostics techniques préventifs et curatifs sur les installations et les locaux du site avec l’évaluation du coût et de la programmation ;
• Suivi et coordination des travaux et des intervenants extérieurs tout en respectant les délais impartis, la réception, la levée de réserves et le suivi de garantie.

Implication

• Représenter l'organisme, défendre les positions de l'organisme tout en donnant une image positive ;
• Favoriser les initiatives individuelles et collectives ;
• Créer les conditions favorisant le transfert de compétences au sein de son service ;
• Enrichir la réflexion stratégique par des propositions novatrices et préparer l'organisation aux évolutions futures
• Partager avec les responsables et experts de la CNAM et autres organismes ses analyses, méthodes, outils, résultats et propositions ;
• Identifier les impacts et les incidences des projets locaux, régionaux et nationaux en cours.

Efficience

• Définir les priorités et organiser l'activité des agents placés sous sa responsabilité en fonction des impératifs, tout en assurant la continuité de service ;
• Suivre les indicateurs CPG inhérents à l’immobilier ;
• Repérer les dysfonctionnements, les risques et les marges de progression liés à son activité et mettre en oeuvre les actions correctrices utiles ;
• Suivre la réalisation des objectifs en exploitant les outils de suivi d'activités ou de pilotage ;
• Mettre en oeuvre des procédures de contrôles et veiller à leur application ;
• Discerner les informations confidentielles de celles diffusables ;
• Analyser les indicateurs de suivi d'activité ;
• Justifier et argumenter les résultats de l'activité des agents placés sous sa responsabilité ;
• Suivre l'état d'avancement des dossiers gérés par les agents placés sous sa responsabilité et procéder aux ajustements nécessaires ;
• Analyser une situation complexe et mettre en oeuvre des solutions appropriées ;
•  Connaitre le domaine de l’ingénierie du bâtiment.

Autonomie

• Analyser les nouveautés réglementaires et/ou organisationnelles, anticiper les conséquences sur l'activité et prendre les mesures appropriées ;
• Organiser son activité pour faire face aux variations de la charge de travail ;
• Gérer une situation complexe en sollicitant sa hiérarchie à bon escient ;
• S'assurer du respect des délais et échéances ;
• Choisir la procédure la mieux adaptée et prendre les dispositions nécessaires face à des situations complexes ;
• Arbitrer à partir de différentes sources de données lors de l'analyse d'une situation complexe ;
• Anticiper les évolutions futures en étant force de proposition.

Relationnel

• Gérer une situation relationnelle conflictuelle et/ou délicate en créant un climat de confiance et de dialogue ;
• Mettre en oeuvre les techniques de communication orale (écoute, reformulation, adaptation du langage à l'interlocuteur...) ;
• Rendre compte des résultats de son périmètre d'activité auprès de sa hiérarchie, et négocier des ajustements de moyens si nécessaire ;
• Travailler en collaboration avec les partenaires internes et/ou externes ;
• Echanger avec les agents placés sous sa responsabilité sur les objectifs à atteindre et leur contribution respective ;
• Assurer la circulation effective des informations ;
• Convaincre et fédérer en explicitant le sens des décisions prises ;
• Diffuser et valoriser les résultats obtenus lors de la réalisation des objectifs définis ;
• Avoir le sens du service client, de l’écoute, de la pédagogie et de la diplomatie, avec un esprit d’équipe.

Management

• Traduire les objectifs stratégiques de sa direction en objectifs opérationnels et en suivre la réalisation ;
• Mettre en oeuvre les règles et procédures RH relatives à la gestion du personnel ;
• Détecter les besoins d'information, de formation ou d'accompagnement des agents placés sous sa responsabilité ;
• Evaluer les performances individuelles et collectives et détecter les potentiels ;
• Mobiliser une équipe autour des objectifs collectifs et susciter l'adhésion ;
• Assurer la cohésion de son équipe en vue de garantir l'efficience de son domaine d'activité,
• Etre autonome avec une bonne capacité managériale.

COMPETENCES SOUHAITEES

Technicité

• Connaître l'ensemble des éléments de contexte local dans lequel s'inscrit l'organisme (Acteurs du bâtiment) ;
• Une expérience professionnelle d’au moins 5 ans en qualité de responsable de Service d'un établissement public disposant d'un patrimoine immobilier important serait un atout.

Autonomie

Développer son réseau de partenaires et le solliciter au moment opportun.

Formation exigée

Formation BAC+2/3 en filière Technique du Bâtiment et/ou avec une expérience significative sur un poste similaire, notamment dans le management d’équipes de terrain.

Formation souhaitée

Formation en Management.

Enjeux et difficultés du poste

• Rigueur, disponibilité ;
• Sens de la discrétion et de la confidentialité ;
• Qualités relationnelles ;
• Aptitude à rendre compte ;
• Réactivité ;
• Bonne expression écrite et orale ;
• Esprit d'équipe ;
• Sens de l'organisation.