Consultant AMO - Gestionnaire documentaire H/F

Acteur international de l'ingénierie de la construction et des services à la mobilité, Egis crée et exploite des infrastructures et bâtiments intelligents à même de répondre à l'urgence climatique et aux grands défis de notre temps, en permettant un aménagement du territoire plus équilibré, durable et résilient.
Filiale à 75 % de la Caisse des Dépôts et à 25 % par des cadres partenaires et des salariés, Egis met toutes ses expertises au service de la collectivité et l'innovation de pointe à la portée de tous les projets, à chaque étape de leur cycle de vie : conseil, ingénierie, exploitation.
Par la diversité de ses domaines d'intervention, Egis est un acteur clé de l'organisation collective de la société et du cadre de vie de ses habitants partout dans le monde.
1,22 Md euros de chiffre d'affaires géré en 2019
15 800 collaborateurs

Dans le cadre d'une mission de gestion documentaire, au profit de la Société du Grand Paris (SGP), Egis recherche un consultant pour intervenir à la demande des Directions sur des missions ponctuelles ou longues, et en renfort auprès des gestionnaires documentaires internes en cas de pic d'activité.
Il/Elle gère et supervise les flux documentaires dans les différents systèmes de Gestion Electronique des Documents (GED). Il/elle veille à la qualité de la gestion documentaire dans les GED et les différents espaces documentaires.
Le/La Gestionnaire documentaire participe au réseau de la Gestion documentaire animé par PMO. Il/Elle veille à la bonne application de la politique documentaire et de la politique d'archivage, des règles, des procédures au sein des directions pour lesquelles il/elle intervient, et se charge de décliner les bonnes pratiques transverses.

A ce titre, il/elle assure notamment les missions d'AMO suivantes :

Collecte, gestion et valorisation des fonds documentaires (GED, matériauthèque, et espaces documentaires) :
- Collecter, numériser et intégrer les documents ou les matériaux
- Contrôler la qualité des documents intégrés par les équipes
- Contrôler les espaces documentaires
- Veiller au respect des normes documentaires, de la chaine d'approbation des documents
- Veiller à la confidentialité des pièces " sensibles "
- Suivre le respect des délais de production des documents internes et alerter en cas de retard ou de document manquant
- Assurer la mise à disposition des versions validées des documents
- Être le relai archivage des directions clientes avec le pôle veille, information, archivage :
o Instruire les demandes de communication d'archives auprès du pôle veille information archivage
o Préparer les versements d'archives
o Faire valider les bordereaux d'archivage intermédiaire - de versement

Accompagnement et contrôle de la production documentaire des prestataires
- Préparer, en lien avec les acteurs du marché, les éléments nécessaires au lancement du marché : code émetteur, liste des utilisateurs, droits d'accès, circuits de validation ;
- Contrôler la production documentaire

Compétences techniques requises pour l'emploi
- Maîtrise des pratiques de gestion documentaire : règles de nommage, classement et archivage, circuits de validation, respect de la confidentialité, constitution de dossiers hiérarchisés, recherches
- Maîtrise des outils de gestion électronique de documents (GED), notamment de la GED tpPLM (anciennement GED Lascom), Nuxeo serait un plus. Connaissances des formats de fichiers.

Compétences relationnelles et organisationnelles
- Excellent relationnel
- Rigueur et sens de l'organisation
- Pragmatisme et sens de l'adaptation
- Capacités d'analyse et de synthèse
- Esprit d'équipe et capacité à fonctionner en mode matriciel
- Aptitude à comprendre et intégrer les enjeux des projets
- Capacité d'anticipation et de communication


Formations :
- Formation supérieure Bac +2 à Bac +4 en documentation et/ou record management
- Expérience de 3 ans minimum requise dans les métiers de la documentation.